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企业加密文档外发安全控制方案

巨石HS-Key企业文档安全管理系统是一款专业的企业内外文档安全管理系统,它将局域网内文档进行透明加解密,加密文档一旦离开企业局域网环境,只能以“乱码”方式出现在计算机显示屏上或者直接退出文件操作系统。由于电子文档是以交流为目的,文档的接收者应在无“障碍”环境下使用文档,这就需要文档发送者对加密文档进行处理,以便适应接收者的需要。
提交接收者的文档,发送者往往要求接收者对文档的保密性提出要求,防止文档在未征得发送者意见的情况下,向第三方泄漏或转交第三方。因此,在HS-Key企业文档安全管理系统中,提供既能在加密状态下正常使用加密文档,又防止加密文档的内容泄漏到第三方(包括复制、打印等)的功能。下面通过HS-Key企业文档安全管理系统(简称HS-Key系统),说明加密文档外发的过程形式。

应用场景一:解密审批外发
       经过HS-Key系统的加密文档解密审批流程,需要文档解密的用户端通过文档解密申请端提交申请,加密文档的解密实行审批流程,获得解密审批的加密文档,系统自动给予解密。解密后的文档以明文文档的形式提交接收者,接收者可以在任何环境下浏览和编辑该文档。
应用场景二:多人审批解密外发
    申请解密是需要对加密文档进行外发,并要求外发文档属于“明文”性质的申请者,所有人员均有申请解密的权限。申请解密的加密文档可以是单个文档,也可以是多个文档。提出申请时,必须说明申请的缘由和外发的对象,提供审批者参考。
    审核解密是对申请者提出的申请和需要解密的文档进行审查,以确定其合理性,审核解密一般授予部门经理或副总经理。审核时,审核者应对申请者提出的解密理由、外发对象以及文档内容进行审查,发表审核意见,为批准者提供参考。
    此时如果设置多人审批,当其中一审批者不在电脑上或外出,可以通过另一审批者进行,这样一来继不影响文档解密审批工作也不影响申请者工作效率。
应用场景三:委托解密审批外发
       当审批者临时需要开会或工作外出,此时可以委托另一人员做为自己替代审批员。当无需委托时并可实时回收审批权限。
应用场景四:离线时长自动解密审批外发
   敏感机密数据较低部门,当审批者临时需要开会或工作外出时,可采用离线审批,设置允许时效内提交上来的申请解密流程自动通过。
应用场景五:审计自行解密外发
       无任何级别机密数据的部门,可以采用解密权限放开方式,用户可自行文档解密,但后台审计系统实时记录(解密内容、时间、IP、机器名、MAC地址、解密账号信息)。
应用场景六:文档安全打包外发
       企业需要经常和外部的上下游合作企业交换文档,如果文档被加密了,该如何交换文档,同时又能保证外发出去的文档的安全性?
HS-Key提供一套“文档外发打包”的功能模块来实现对外发送的文档权限控制。
Ø  对外发的文档操作权限进行控制,如:文档只读、复制、修改、打印、密码保护、有效期限、可阅读次数、时长等;
Ø  可支持所有文档类型的外发权限控制,外发文档在加密状态下编辑后可返回原厂直接阅读查看;
Ø  限定是否允许文档接收者再次将加密文档扩散给其他用户阅读使用。
 
应用场景七:U-Key离线文档解密外发
       领导经常外带电脑异地办公,当需要把相关保密文档发送给客户时,因加密终端无法与加密服务器保持通讯,导致无法自行解密或申请解密?
    通过HS-Key专用U-Key设备插入并获取离线解密权,即可对需要外发的文档进行手工解密。因电脑与U-Key的绑定,即使电脑丢失或他人借用,未通过电脑拥有人U-Key插入以及密码验证的话,是无法正常查阅电脑上所有的加密文档。
 
结语:
    既要保证信息交流的方便和快捷,又要保证文档的安全与保密,是许多使用电子文档单位存在的现实问题和敏感性。HS-Key系统正确处理了加密文档的外发使用问题,使用系统应用者可以按照工作性质和对加密文档的安全要求,自行处理加密文档外发的属性,在信息安全保护的范畴中达到信息交流的目的。
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